Le nom/titre de chaque fiche est rédigé en commençant par le critère le plus large (compagnie ferroviaire) et en terminant par le plus précis (l’immatriculation). Entre les deux, est suivi un ordre hiérarchie qui s’est imposé par les nécessités pratiques du recensement. : type (machine, voiture, wagon) ; catégorie (type de machine, série de voiture, catégorie de wagon) ; numéro ; localisation. Dans certains cas de manque d’information des indices de discrimination peuvent être insérés.

élémentcritèrenotation
Originecompagnie ferroviaireNord, P.O., SNCF, etc. ("xxxx" si inconnu).
tram"Tram" + abréviation du nom
réseau Secondaire"Second." + abréviation du nom
usine"Industr."
militaire"Armée"
étrangerNom du pays (si utilisé, prime sur les critères ci-dessus)
Type[machine] vapeur, diesel, électr., ou autorail[catégorie] + 020, 141-R, 241-P, BB, CC, X, etc.
voituresCritère de séries (métallisée, allégée, etc) + surnom de série (Saucisson, torpille, etc) + diagramme ("xxxx" si inconnu). Si aucun critère n'est connu, il est indiqué "voit." pour indiquer qu'il ne s'agit pas d'un wagon.
wagons"plat", "citerne" (etc), spéciaux, etc.
Série, sous-sériedénomination ou surnom
Immatriculationmachinesn° le plus connu. Si peu connu : le plus récent. Si inconnu : "xxxx". Si petit réseau ou Industr. : n° de constructeur.
voituresn° le plus connu. Si peu connu : le plus récent. Si inconnu : "xxxx".
wagonn° le plus connu. Si peu connu : le plus récent. Si inconnu : "xxxx".
critère subjectiftout matérielsurnom (ou qualificatif descriptif si risque de confusion)
indice optionneldifférenciation de plusieurs éléments semblables au même endroit sans n° connus- lorsqu'il y a plusieurs fiches : "xxxx1" pour la 1ère immatr. inconnue, "xxxx2" pour la 2ème, etc.
- lorsqu'il y a une fiche groupée : "(Xn)" indiquant qu'il y a "n" exemplaires à immatr. inconnue.
Lieu ou propriétaireassociation, musée ou usine (résidence)nom (+ nom de commune si besoin de précision)
particulier (propriétaire)nom de la commune
SNCF"SNCF" + Commune
indice optionnelsi la trace risque d'être perdueannée

Exemples :

- Midi A8 OCEM 80 87 97 908 50 2 – SNCF Juvisy
– Industr. wagon spécial porte-essieux – Petite Rosselle
– P.O. Midi sud-ouest modernisée xxxx – SNCF Ambazac 2015
– SNCF Bruhat B10t 44 586 – TT du Cotentin
– xxxx wagon bifoudre xxxx – Romanèche-Thorins

Le matériel qui n’est pas en écartement normal (VN) est mentionné avec un préfixe, tel que « VM » pour voie métrique, ou Vxxxx (xxxx étant l’écartement en centimètres) :

- VM Midi Cerdagne voiture ZRB 20 023 – Train Jaune
– V60 Tram. Pithiviers-Toury voiture V 6 – Pithiviers